Finanční podpora

Finanční služby

Přes Pyvec tečou peníze české Python komunity. Poskytujeme tyto hlavní služby:

Otočení sponzorských peněz

Jestliže na svou věc seženete sponzora, Pyvec mu pošle fakturu na potřebnou částku a peníze od sponzora uloží na svůj transparentní účet. Z těchto peněz vám věc oproti účetnímu dokladu proplatí, a to bez nutnosti schvalování výborem. Pokud z peněz něco zbude, zůstanou na účtu Pyvce pro granty. Příklad:

Jiřík každý měsíc organizuje Python sraz v Zeleném Údolí. V Zeleném Údolí je bohužel jen jediný vhodný podnik, kde lze sraz konat, a to Hospoda na Mýtince. Ta si za akce účtuje pronájem 500 Kč za večer. Jiřík sežene sponzora srazu, místní firmu Červený Klobouk, a.s., která zaplatí pronájem na celý rok. Jiřík s touto dohodou seznámí Pyvec a poprosí jej, aby transakci vyřešil. Pyvec pošle Červenému Klobouku fakturu na 6000 Kč. Jiřík každý měsíc nájem zaplatí ze svého, doklad pošle Pyvci, a ten mu jej proplatí. Když to Jiříka přestane bavit, řekne Hospodě na Mýtince, aby rovnou poslala Pyvci fakturu za několik měsíců, a Pyvec ji proplatí.

Na příkladu je vidět hned několik výhod tohoto modelu:

  • Sponzor jen pošle peníze a nemusí se dál o nic starat.

  • Peníze lze přijmout najednou i v případě, že se potom vyplácí postupně.

  • Jiřík není na sponzorovi závislý. Hospoda na Mýtince jedná s Pyvcem, sponzoři se mohou měnit.

  • Sponzorů může být i více než jeden a Hospoda na Mýtince stále jedná pouze s Pyvcem.

  • Kdyby byla ve hře např. nájemní smlouva, podepisuje ji Pyvec, ne sponzor.

  • Jiřík má za sebou právní entitu, která je schopna přijímat nebo vydávat faktury a má transparentní účet.

Poznámka

Pyvec může věci proplácet jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Pokud vám sponzor pošle více peněz, než nakonec bylo potřeba, nelze vám je jen tak vyplatit. Můžete je ale v budoucnu čerpat na další věci pomocí grantů.

Granty

Pokud na svou věc nemáte sponzora, můžete požádat Pyvec o grant. Pyvec disponuje penězi, které na jeho účtě zbyly z nevyčerpaných sponzorských darů, z neurčených darů a z přebytků hospodaření konference PyCon CZ. Slovo grant může někoho děsit, ale v našem podání to není nic byrokratického. Grant můžete žádat na libovolnou záležitost, která souvisí s misí Pyvce (viz stanovy: II. Účel spolku a III. Formy činnosti spolku), ať už jde o stokoruny nebo desetitisíce: nájmy, trička, samolepky, projektor…

  1. Na e-mail info@pyvec.org nebo do kanálu #money na Slacku napište žádost o peníze. Pokud píšete na Slacku, přidejte mention na @board, ať si toho všimnou členové výboru. Snažte se v žádosti zodpovědět následující:

    • Kdo jste?

    • Kolik potřebujete? (i kdyby to měl být jen odhad nebo rozmezí)

    • Na jakou věc to je?

    • Proč? (čemu tím prospějeme, proč je to dobrý nápad, jaký to bude mít dopad?)

  2. Výbor žádost zváží a odhlasuje, zda ji schválí nebo zamítne. Toto se děje pro všechny žádosti minimálně jednou za měsíc na schůzi výboru, ale v závislosti na vytíženosti členů výboru se to může zvládnout i rychleji. Výbor se rozhoduje na základě mnoha faktorů, např.:

  3. Výbor vás seznámí s výsledkem hlasování. Pokud žádost zamítne, měl by udat důvod, proč se tak stalo.

  4. Zaplatíte věc ze svého a účetní doklady si necháte proplatit Pyvcem podle tohoto návodu na proplácení. Pokud by šlo o velkou částku na fakturu, domluvíte se s Pyvcem, aby ji zaplatil rovnou.

    Poznámka

    Pyvec může věci proplácet jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Pokud vám byl udělen grant 4000 Kč, je tím míněno „proplatíme účetní doklady do výše 4000 Kč“.

  5. Napíšete článek na komunitní blog (repozitář), kde sepíšete (případně vyfotíte) výslednou věc. Jak se to povedlo, komu to pomohlo, jakou měli radost, co se naučili apod.

    Příspěvek na blogu je podmínkou jednorázových grantů. Články nám pomáhají získávat peníze od sponzorů a informují komunitu o tom, co děláme. Pokud použijete grant a článek nenapíšete, nedostanete další grant.

    Poznámka

    Nemusíte válčit se systémem, na kterém blog běží. Článek napište v čem chcete, třeba v Google Docs, a lidi, kteří se kolem blogu motají, vám ho do něj rádi pomohou vpravit.

Příklad:

Zuzka by chtěla natisknout třička pro PyLadies. Na tričkách nechce loga sponzorů, takže sponzory nehledá, požádá Pyvec o grant. Do #money napíše:

@board Ahoj, jsem organizátorka PyLadies v Zeleném Údolí. Rádi bychom natiskli PyLadies trička. Podle toho, jaký bude zájem, budeme potřebovat 10 až 30 000 Kč. Trička jsou jedinou odměnou dobrovolníkům, posilují soudržnost mezi organizátory i absolventkami kurzů a zároveň šíří povědomí o PyLadies, když v nich lidi chodí po světě. Jde o trička pro všechna města, jsme domluvené s organizátorkami z Modrého Města i Žlutého Vrchu.

Výbor o tomto zahlasuje a odepíše, že grant bude přidělen. Následně Zuzka zjistí od lidí počty a velikosti triček, zadá zakázku firmě Tričkománie, s.r.o. a nechá u ní vystavit fakturu na Pyvec. Nakonec je to za 26 000 Kč. Protože jde o velkou částku, kterou Zuzka platit ze svého nechce a/nebo nemůže, fakturu zaplatí přímo Pyvec. Když už je dost triček mezi lidmi, Zuzka udělá pár fotek na mobil a napíše pár vět na blog. Pro zajímavost přihodí i dvě čísla, kolik triček se vytisklo a jak rychle se rozdaly.

Paušální granty

Granty mohou být jednorázové nebo paušální. Ty paušální se hodí, pokud má nějaká skupina během své dlouhodobé činnosti více drobných výdajů. Příklad:

Lumír je hlavním organizátorem kurzů pro začátečníky v Zeleném Údolí. Kurzy se konají pravidelně každý půlrok a při jejich organizaci je potřeba tu koupit lístečky, tu prodlužovačku, tam zase malé občerstvení. Nejsou to velké výdaje, takže je Lumír platí sám, ale když se v prosinci podíval do prasátka, zjistil, že v součtu to vlastně bylo dost peněz. Rozhodne se tedy požádat Pyvec o paušální grant.

Postup získání grantu je stejný jako u jednorázových, jen s tím rozdílem, že nežádáte o jednorázové peníze, ale o pravidelnou částku na měsíc. Opět platí, že Pyvec může věci proplácet jen oproti účetnímu dokladu, tzn. účtence nebo faktuře. Grant 200 Kč/měsíc, je tedy míněn „proplatíme účetní doklady do výše 200 Kč měsíčně“. Po získání paušálního grantu nemusíte psát článek na blog. (Ale můžete!) Příklad:

Lumír do #money napíše:

@board Zdar jak sviňa, v Zeleném Údolí děláme kurzy pro začátečníky, dva semestry ročně. Máme u toho malé výdaje, v podstatě kancelářské potřeby. Kurzy prošlo za poslední rok 40 lidí ročně a mají dlouhodobě skvělé ohlasy od účastníků. Pomohlo by nám proplatit 100 Kč měsíčně.

Výbor o tomto zahlasuje a odepíše, že grant bude přidělen. Následně když Lumír kupuje lístečky, schová si účtenku. Když Věrka, spoluorganizátorka kurzů, bude kupovat prodlužovačku, schová si účtenku taky. Dá ji Lumírovi a ten jí účtenku proplatí ze svého. Takto Lumír nakumuluje účtenky a ke konci roku si nechá všechny proplatit od Pyvce. Pyvec mu bez dalšího schvalování proplatí účtenky do výše 1200 Kč.

Účty Pyvce

Pyvec disponuje dvěma účty:

PayPal máme především kvůli prodeji lístků a vyplácení Financial Aid při organizaci konference PyCon CZ, ale řešíme přes něj i jiné mezinárodní platby, např. sponzorské dary od PSF. Vše ostatní je na transparentním účtu.

Pyvec k Fio účtu disponuje debetní kartou, ale zatím se jejímu použítí spíše bráníme. Pokud jsou někde potřeba např. pravidelné platby kartou (např. při vedení účtu na meetup.com), je z hlediska zabezpečení lepší, když tam dá člověk svoji kartu a peníze si poté nechá proplatit standardním způsobem.

Hospodaření Pyvce

Aktuální stav hospodaření Pyvce lze zjistit z každoročních účetních uzávěrek (přehledná tabulka kolik kde čeho proteklo) nebo dotazem e-mailem na účetní, která by měla průběžně tušit. Pokladník by taky měl průběžně tušit.

Naše účetní nemá jiné API než e-mail, takže nelze stav hospodaření zjišťovat v reálném čase a např. jej transparentně zobrazovat na webu.

Účetnictví Pyvce eviduje každou z podporovaných aktivit jako samostatné účetní středisko, což je odborný termín pro pomyslnou „pojmenovanou obálku na peníze“. Obálky umožňují rozlišit, kolik peněz proteklo např. přes organizaci PyCon CZ nebo přes PyLadies. Tyto obálky a jejich stav nijak zásadně neovlivňují způsob jakým udělujeme granty (tzn. nevadí, pokud je obálka v mínusu).

Poznámka

Účetní závěrky máme zatím rozházené po e-mailech a Google Drive. Toto bychom chtěli do budoucna vylepšit a závěrky podle stanov nechávat schvalovat členskou schůzí a zveřejňovat je.